Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 20.03.2023/Pykälä 8

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 17 

Kaupunginvaltuuston kokouksessa 19.12.2022 annettiin seuraavan sisältöinen valtuustoaloite:

"VALTUUSTOALOITE Kokouskäytänteistä ja riskeistä

Parkanon kaupunginhallitus päätti hiljattain panna etäkokoukset hyllylle. Hallituksen jäsenten ja viranhaltijoiden on oltava fyysisesti läsnä, eikä etäyhteyksiä enää sallita keneltäkään. Etäyhteyksiä voitaisiin järjestää vain puheenjohtajan erillispäätöksellä.

Teams-kokoukset otettiin mallikkaasti käyttöön korona-epidemian aikana. Monissa kunnissa etämenettelyä on jatkettu myös kiivaimman korona-ajan päätyttyä. Monissa kunnissa, esim. Tampereella, on hienosti laajennettu sähköisten kokousalustojen käyttöä ja laajennettu niitä osana päätöksentekoa.

Myös monissa yrityksissä etäkokoukset edelleen sallitaan. Niitä joka kehoitetaan käyttämään kestävän kehityksen ja hiilineutraaliuden tavoitteita käytännön tason toimintojen edistämisessä. Monissa kunnissa etäkokoukset nähdään myös säästönä, koska kokousmatkoissa voidaan saada säästöjä aikaiseksi etäkokousten sallimisessa.

Etäkokousten hyllyttämisen jälkeen on ollut kovin epäselvää, missä lautakunnissa ja missä elimissä käytäntöä on tarkoitus noudattaa. Keitä käytäntö koskee ja onko joitain tahoja, joita se ei koske, esim. asiantuntijoiden kutsuminen kuultaviksi tietyissä erityisasioissa.

Nopeasti toteutettu kaupunginhallituksen päätös toi monia kysymyksiä ja päätösten nopeudesta johtuen tasa-arvoinen käytäntö eri viranhaltijoiden ja päättäjien kesken on jäänyt toteutumatta tai sen toteutuminen on estetty.

Esitän, että Parkanon kokouskäytänteistä laaditaan selkeät ohjeet ja lisäksi laaditaan sanktiot, mitä niiden noudattamatta jättämisestä mahdollisesti seuraa.

Myös vastuukysymykset pitää ohjeistuksessa huomioida. Millä perusteella jonkin henkilön osallisuus etänä voidaan sallia ja kuka siitä päättää. Pitää huomoida jokaisen päättäjän ja viranhaltijan tasa-arvoinen kohtelu eri tilanteissa kokouskäytänteissä.

Lisäksi pitää selvittää, miten etäkokouslaitteiden -  ja sovellutusten osalta jatkossa toimitaan. Aiotaanko niitä huoltaa ja aiotaanko sähköisten päätöksenteon mahdollisuuksia lisätä vai edelleen vähentää tulevaisuudessa.

Esitän, että kokouskäytänteiden osalta henkilöstöhallinto yhdessä laajennetun johtoryhmän kanssa laatii edellä mainituista syistä selkeät kokouskäytäntöohjeet. Pitää myös huomoida, mitä mahdollisia turvallisuusriskejä ja henkilökunnan ja päättäjien vakuutusturvaan liittyviä riskejä tulee, kun kokouksissa vaaditaan läsnäoloa etäosallistumisen sijasta.

Tarja Manner"

Valmistelija: kaupunginsihteeri Anne Ranta

Esittelijä Kaupunginjohtaja Aki Viitasaari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus lähettää valtuustoaloitteen hallinnon tukipalveluiden valmisteltavaksi.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Kaupunginhallitus 27.02.2023 § 52 

Kuntalain 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa. Miten kunta voisi huolehtia siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa, jää epäselväksi.

Kuntalain 99 §:ssä todetaan, että sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Tämä edellytys ei toteudu ns. hybridimallisessa kokouksessa, jossa osa toimielimen jäsenistä on läsnä kokoustilassa ja osa muualla. Jos kaikki toimielimen jäsenet ovat etänä, yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys toteutuu.

Kommentaariteoksessa Kuntalaki - tausta ja tulkinnat (Harjula - Prättälä, 2019) todetaan, että jos toimielimen kokous on julkinen, se rajannee sähköisen kokouksen pitämismahdollisuutta. Julkisessa kokouksessa pitää huolehtia siitä, että yleisö voi seurata kokousta. Valtuuston kokoukset ovat julkisia siksi, että kuntalaisilla on mahdollisuus seurata edustajiensa toimintaa valtuuston kokouksissa. Yleisön seuraamismahdollisuus valtuutettujen toiminnan osalta ei ole yhtäläinen, jos valtuutettu tai osa valtuutetuista ei ole läsnä valtuustosalissa.

Parkanon kaupungin hallintosäännön 89 §:ssä on määräykset valtuuston varsinaisesta kokouksesta ja sähköisestä kokouksesta. Hallintosäännön mukaan valtuusto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan tai vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä. Hallintosääntö ei mahdollista ns. hybridimallia, jossa valtuutettu tai osa valtuutetuista osallistuu sähköisen yhteyden kautta ja osa on läsnä valtuustosalissa tai muussa kokoustilassa.

Parkanon kaupungin hallintosäännön 15 luvun (Kokousmenettely) 126 §:ssä (Toimielimen päätöksentekotavat) todetaan, että toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).

Kaikkien toimielinten jäsenille on valittu varajäsenet, jotka kutsutaan paikalle kokoukseen, jos varsinainen jäsen on estynyt saapumaan kokoukseen. Varajäsenjärjestelmä on luotu siksi, että voidaan varmistaa toimielinten päätösvaltaisuus.

Etäkokousten (sähköinen kokous) hyvinä puolina ovat mm. paikasta riippumattomuus kokoukseen osallistumisen suhteen ja matkakustannusten jääminen pois kokonaan.

Etäkokousten huonoina puolina ovat mm. tietoturva, satunnaiset yhteysongelmat, kokoukseen osallistuvien vuorovaikutuksen kaventuminen sekä se, että suljettujen kokousten osalta ei voida varmistua siitä, keitä on läsnä tai kuulolla. Myös kokousten johtaminen ja sihteerinä toimiminen on vaikeampaa erityisesti hybridimallin kokouksissa.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Tarkoituksenmukaista lienee, että toimielimen puheenjohtaja ja sihteeri ratkaisevat tapauskohtaisesti, kutsutaanko asiantuntija kuultavaksi paikanpäälle vai kuullaanko häntä sähköisen yhteyden välityksellä. Asiantuntija ei ole päätöksentekijä, kuten toimielimen jäsenet ovat. Tästä syystä hänen ei ole tarpeen olla yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

Selkeintä ja kuntalain sekä Parkanon hallintosäännön mukaista olisi, jos toimielinten kokoukset olisivat kokouskohtaisesti joko läsnäolo- tai etäosallistumiskokouksia (sähköinen kokous). Silloin toteutuu läsnä oleviksi todettujen yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys.

Valmistelija vt. kaupunginjohtaja Aki Viitasaari

Esittelijä Kaupunginjohtaja Aki Viitasaari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää antaa kaupunginvaltuustolle yllä olevan vastauksen, valtuutettu Tarja Mannerin valtuustoaloitteeseen.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

Kaupunginvaltuusto 20.03.2023 § 8  

392/00.01.03.01.01/2022  

Valmistelija vt. kaupunginjohtaja Aki Viitasaari.

Liitteenä

Tarja Mannerin valtuustoaloite kokouskäytänteistä ja riskeistä

Esittelijä  Kaupunginhallitus

Päätösehdotus Kaupunginvaltuusto merkitsee aloitteen käsittelyn tiedoksi ja toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.