Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.01.2024/Pykälä 17

Kaupunginhallitus 22.01.2024 § 17  

899/07.01.02/2024      

Kansallisarkisto on määrännyt arkistoitavien asiakirjojen muodosta KA/15906/07.01.01.00/2021 4 §:n mukaisesti, että asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä

muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.

 Arkistolaku 14 § §:

Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on sallittua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa tai oikeudellista todistusvoimaa

1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.  Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen

hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua.

Parkanon kaupungilla on ollut käytössä Kansallisarkiston Sähke2 -määräykset täyttävä Dynasty10.2 -asianhallintajärjestelmä ja aineistot on säilytetty sekä sähköisessä että analogisessa muodossa 31.12.2023 saakka. Sähke2 -määräyksen täyttävä Dynasty10.3 -asianhallintajärjestelmä varmistaa aineiston säilymisen asianhallintajärjestelmässä ennen siirtoa arkistointijärjestelmään.

Kansallisarkiston määräystä noudattaakseen ja Parkanon kaupungin analogisen aineiston muodostumisen vähentämiseksi on tarpeen siirtyä yksinomaan sähköiseen säilyttämiseen. Asianhallintajärjestelmän versio tullaan päivittämään Sähke2 -määräykset täyttävään Dynasty10.3 versioon. Asianhallintajärjestelmän päivittäminen versioon 10.3 on edellytyksenä Dynasty Arkiston -järjestelmän käyttöönottoon. Dynasty Arkistoon tullaan siirtämään asianhallintajärjestelmästä pysyvästi säilytettävä aineisto.

Parkanon kaupungin asianhallinnan asiakirjat allekirjoitetaan Dynasty- tai Visma allekirjoitusjärjestelmällä sähköisesti. Mikäli asiakirja allekirjoitetaan muulla kuin Dynasty -allekirjoitusjärjestelmällä, asiakirja skannataan allekirjoitettuna asianhallintajärjestelmään asiakirjan alkuperäisyyden todentamiseksi.

Valmistelija kaupunginsihteeri Anne Ranta

Esittelijä Kaupunginjohtaja Aki Viitasaari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että 1.1.2024 alkaen muodostuneet Parkanon kaupungin asiakirjat säilytetään asianhallintaa ja arkistointia varten ainoastaan sähköisessä muodossa lukuun ottamatta kaavakarttoja,  jotka allekirjoitettuna säilytetään myös analogisena aineistona.

Käsittely 

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.